Lintasbalikpapan.com, BALIKPAPAN – Urusan administrasi internal yang sebelumnya membutuhkan pencatatan manual dan pencarian dokumen secara fisik kini mulai bertransformasi secara digital di Balai Besar Karantina Hewan, Ikan, dan Tumbuhan Kalimantan Timur (Karantina Kaltim). Melalui Sistem Informasi Manajemen Karantina Kalimantan Timur (SIMKALTIM), berbagai layanan internal pegawai yang diintegrasikan dalam satu sistem berbasis web.
Pengembangan SIMKALTIM berangkat dari persoalan yang cukup umum dalam pengelolaan administrasi, seperti dokumen yang berisiko tercecer, pencarian arsip yang memakan waktu, pencatatan berulang antarbagian, hingga keterlambatan penyusunan laporan.
“Kami ingin proses administrasi internal menjadi lebih sederhana, cepat, dan mudah ditelusuri. Data tidak lagi tersebar di berbagai tempat, tetapi dapat dikelola melalui satu sistem,” ujar Agus Ali Hamzah selaku Kepala Bagian Umum Karantina Kaltim sebagai penggagas dari SIMKALTIM.
Sistem ini mengintegrasikan sejumlah layanan, antara lain administrasi kepegawaian, pengelolaan BMN, pengadaan barang dan jasa, pengaduan internal, informasi dan dokumentasi, serta monitoring dan pelaporan.
Pada sisi pengguna, pegawai dapat memanfaatkan berbagai fitur seperti pengajuan cuti dan izin secara daring, absensi kegiatan, pengajuan perbaikan BMN, penggunaan kendaraan dinas, hingga pemeliharaan kendaraan. Sistem juga menyediakan fitur pengajuan barang dan jasa, notulensi, evaluasi penyedia, peminjaman peralatan, dan bank data administrasi.
Salah satu perubahan yang ditargetkan adalah pemangkasan waktu pencarian dokumen. Jika sebelumnya pencarian arsip fisik dapat membutuhkan waktu hingga satu jam, melalui digitalisasi SIMKALTIM waktunya ditargetkan menjadi sekitar 5–10 menit. Penggunaan kertas juga diproyeksikan berkurang 50–70 persen.
Dengan adanya dashboard dan sistem monitoring terintegrasi, pimpinan juga dapat memperoleh informasi mengenai proses dan kinerja secara lebih cepat. Kondisi ini diharapkan mendukung pengambilan keputusan yang lebih berbasis data sekaligus meningkatkan transparansi dan akuntabilitas administrasi internal.
Pengembangan SIMKALTIM menjadi salah satu langkah Karantina Kaltim dalam memperkuat transformasi digital dan Reformasi Birokrasi Berdampak. Implementasinya tidak berhenti pada pembangunan aplikasi, tetapi juga diarahkan melalui standardisasi SOP, monitoring berkala, pelatihan pengguna, serta mekanisme umpan balik untuk penyempurnaan sistem secara berkelanjutan.
Melalui SIMKALTIM, digitalisasi diharapkan tidak hanya mengurangi penggunaan kertas dan pekerjaan administratif yang berulang, tetapi juga menciptakan pola kerja yang lebih efektif, terukur, dan terintegrasi.
